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Spontanbesuche im Homeoffice.

Und was es daran auszusetzen gibt.

Vor kurzem war es mal wieder soweit.
Ein potentieller Kunde stand spontan klopfend vor meiner Haustür. Eine Haustür, deren Klingel gerade nicht mehr funktioniert, weil die Tür kurz vorm Abwracken steht und hinter der sich als erstes eine Baustelle mit Staub und Baustellenkrempel auftut, wohlgemerkt. Ich, normal gekleidet, aber nur in bunten Socken und sogenannten ›Adiletten‹ (die waren eben gerade griffbereit), strecke den Kopf verdutzt aus der Küchentür und registriere den Besucher, der mir glücklicherweise nicht komplett unbekannt war und gegen den ich unter geplanteren Umständen auch nichts einzuwenden gehabt hätte.

Spontanbesuche bei mir als Dienstleisterin im Homeoffice (kein öffentliches Geschäft mit Öffnungszeiten) sind einfach unangenehm und nicht zweckdienlich. Punkt. Aber warum eigentlich?

Spontanbesuche im Homeoffice. Und was es daran auszusetzen gibt.

Hallo, ich bin Annika, selbstständige Designerin und ich unterstütze Existenzgründer, Selbstständige und kleine Unternehmen dabei, sich professionell und authentisch sichtbar zu machen.
Hier schreibe ich über meine Arbeit und teile auch persönliche Erlebnisse, Missgeschicke und Lernerfahrungen mit anderen Selbstständigen.

Um das vorweg klarzustellen, ich möchte hier nicht ein einzelnes Ereignis und einen bestimmten Besucher hervorheben. Es ist vielmehr ein Beispiel für einige ähnliche Erlebnisse dieser Art. Oft sind das ›Bekannte‹, die sich spontan entschließen, auf dem Weg vorbeizuschauen, weil sie ein Anliegen haben oder eine Anfrage zu einer Zusammenarbeit direkt loswerden möchten.

So nahm das Ereignis seinen Lauf

Ich war in meinem gemütlichen Wohnraum-Büro (hinter der Baustellen-Welt) Sekunden vorher noch sehr produktiv dabei, einen Visitenkarten-Entwurf an eine liebe Kundin zu verschicken und hatte an dem Tag schon so einige Aufgaben von meiner Liste abgearbeitet. Zudem hatte ich auch noch einen großen Auftrag zusätzlich angenommen, der diese Woche fertig werden sollte. Ich war also eigentlich völlig beschäftigt und unvorbereitet auf das spontane Anliegen.
Auch ein Anruf wäre als Alternative wesentlich angenehmer gewesen, jedenfalls sehr viel besser als ohne Schuhe mit jemandem vor der hässlichsten Haustür der Welt (die wirklich bald gegen eine ansehnlichere Eichenholztür ausgetauscht wird) zu stehen und sich über sein Anliegen und viele andere Dinge zu unterhalten.

Und hier kommt der Punkt, an dem ich Spontanbesuche im geschäftlichen Kontext nicht so ganz nachvollziehen kann, um es vorsichtig auszudrücken.
Im Privaten können wir Introvertierten uns sicher lange mit den Extrovertierteren unter uns streiten, wie schön (oder eben nicht schön) es ist, spontan Besuch zu bekommen. Anderes Thema ;-)
Aber im beruflichen Dasein ist das etwas anders. Wenn der potentielle Kunde/Besucher doch weiß (und davon muss ich ausgehen), dass jemand selbstständig von zuhause aus arbeitet, wieso geht er dann davon aus, dass dieser Selbstständige einfach so tagsüber spontan Zeit hat? Wieso geht jemand davon aus, dass ein Homeoffice in einem privaten Haus automatisch darauf ausgerichtet ist, jederzeit spontan geschäftlichen Besuch zu empfangen?
Ich spreche nicht von Selbstständigen, die einen öffentlich zugänglichen Laden oder ein Atelier mit Öffnungszeiten und eigenem Zugang haben. ›Termine nur nach Vereinbarung‹ ist ein häufig verwendeter Satz bei Soloselbstständigen, in dem das NUR ja nicht ohne Grund etwas vehementer klingt.

Was ist denn so schlimm an einem Spontanbesuch?

Aus Sicht des Besuchers:

Ich habe ein wichtiges Anliegen und möchte das jetzt unkompliziert und direkt angehen. Dabei kann mir die Designerin, die mir gerade eingefallen ist, bestimmt gut weiterhelfen, ich schaue einfach mal direkt vorbei. Ich bin gerade eh unterwegs. Fragen kostet ja nichts. Außerdem freut sich jeder Dienstleister über neue Anfragen und dafür ist ein Dienstleister ja auch da, also los.

Aus meiner Sicht:

Der Besucher nimmt mich und meinen Arbeitsalltag nicht so ganz ernst, wenn er einfach so vorbeikommt und noch nicht einmal höflich nachfragt, ob ich gerade Zeit für ein kurzes Gespräch habe. Dieses spontane Vorbeikommen sagt mir zwischen den Zeilen, dass meine Arbeit, die ich als Selbstständige tagsüber zuhause leiste, ja eigentlich nicht so wichtig sein kann. Möglicherweise arbeite ich ja auch gar nicht so richtig. Schließlich sieht man mich ja auch ›nur‹ in bunten Socken und Adiletten aus der Tür kommen, was kann da schon wichtiges im Hintergrund zu tun sein.

Meine AuftraggeberInnen und ich können da innerlich – trotz der Adiletten – hoffentlich überzeugend widersprechen: »Es gibt jede Menge wichtige Dinge zu tun. Ständig!«

Spontanbesuch = mangelnde Wertschätzung?

Ja ich weiß, ich bin hier wieder sehr streng, denn mein spontaner Besucher hat sich diese Gedanken vermutlich schlicht gar nicht gemacht. Er hat sich nichts dabei gedacht und ist eben eher der spontane Typ, der sein Anliegen ohne Planung direkt und ohne lange Vorüberlegungen angehen möchte.
Aber unterbewusst ist sein Bild von mir und meiner Arbeit eben nicht so richtig von Wertschätzung geprägt. Er hat nicht darüber nachgedacht, dass mein Arbeitstag durchgeplant ist oder dass es schlauer ist, wenn ich mich auf sein Anliegen vorbereiten kann.
So gesehen drückt ein Spontanbesuch auch irgendwie mangelnde Wertschätzung gegenüber dem eigenen Anliegen aus, auch wenn das so nicht beabsichtigt ist.
Wenn derjenige meine (und seine) Zeit für wertvoll und wichtig erachten würde, würde er dem eigenen Anliegen gezielt Raum und Zeit zugestehen und sich zum Beispiel vorher melden.

Zeit ist für die meisten Selbstständigen das höchste Gut.

Wenn ich mich mit potentiellen Kunden zusammensetze, um über ihr Anliegen zu sprechen, bereite ich mich in der Regel vor und mache mir Gedanken dazu, was ich anbieten kann und was sinnvoll ist. Das ist mit Zeit verbunden, die ich aber gerne investiere, denn das gehört zu meiner Arbeit und zum Aufbau einer guten Zusammenarbeit dazu.

Ein Spontanbesuch wirft diese Vorbereitung aber einfach über den Haufen.
Das spontane Gespräch mit Überrumpelungsfaktor hat also viel weniger Qualität, weil ich mich überhaupt nicht vorab damit beschäftigen konnte und zusätzlich noch ganz unangenehm direkt mit der spontanen Situation konfrontiert werde. Übrigens ein wichtiger Unterschied zu einem Telefonanruf, der innerhalb der eigenen Komfortzone stattfindet und der meist besser in die richtigen Bahnen gelenkt werden kann: ›Dazu sollten wir gerne einen Termin vereinbaren.‹ Oder: ›Das klingt interessant, aber ich würde mich gern in Ruhe damit auseinandersetzen und dann zurückmelden.‹ Oder: ›Das biete ich leider gar nicht an, ein Treffen wäre vergeblich‹.
So ein Spontanbesuch kostet hauptsächlich Zeit, schließlich möchte ich niemanden sofort unhöflich verjagen, natürlich unterhalten wir uns dann und ich versuche mich bestmöglich darauf einzustellen. Das Gespräch ist aber nicht zielgerichtet und endet erfahrungsgemäß damit, dass ich den spontanen Besucher irgendwie enttäuschen oder vertrösten muss. Die Erwartung, dass ich jubelnd juhuu schreie, weil ich den ganzen Tag nur auf dieses Projekt gewartet habe oder den Besucher für ein ausführliches Gespräch in das bereits vom Mann und Haustieren bevölkerte Homeoffice hereinbitte, ist leider etwas schwer zu erfüllen. Und da warten ja gerade schon die ganzen geöffneten Programme und Tabs auf meinem Laptop...
Jedenfalls scheint die Situation für beide Seiten nicht gerade gut investierte Zeit, oder?

Um das klarzustellen, ich möchte für meine AuftrageberInnen hilfreich sein. Ich möchte mit meiner Arbeit Mehrwert schaffen und ja, ich möchte zufriedene KundInnen (oha Phrase), ich möchte auf ihre Bedürfnisse eingehen und ihnen so entgegenkommen, dass eine Zusammenarbeit angenehm ist – aber angenehm für beide Seiten und vor allem zielgerichtet.

Aber wenn potentielle Kunden nur ihr Anliegen im Kopf haben und mich als aktiv beteiligte Person kaum wahrnehmen, wird die Zusammenarbeit meist nicht gut. Für meine Arbeit als Kommunikationsdesignerin ist es erforderlich, dass wir uns verstehen, dass wir offen und wertschätzend miteinander umgehen und dass der Prozess nicht nur einseitig abläuft. Und das beginnt am Anfang bei der Kontaktaufnahme (zum Artikel: Was beim Erstkontakt alles schiefläuft) und ersten Gesprächen und WIE diese stattfinden.

Sind das zu hohe Ansprüche?

Meine Güte, das sind aber hohe Ansprüche, darf man hier gern denken. Ja und Nein. Eigentlich beschreibe ich die Grundlage einer guten Zusammenarbeit auf Augenhöhe, hoffe ich zumindest.
Außerdem kann ich mit einem unschlagbaren Argument punkten: Je rücksichtsvoller und wertschätzender der gegenseitige Umgang in der Zusammenarbeit, desto besser wird die Qualität! Das ist wirklich so. Und vermutlich nicht nur bei meiner Arbeit als Designerin sondern überall, wo Menschen gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Wenn das kein guter Grund ist.

Aber mir ist auch bewusst, dass die Realität eben nicht immer ein Wunschkonzert ist. Menschen und ihre Wahrnehmung und ihre Bedürfnisse sind sehr unterschiedlich. Und ich selbst benehme mich in der Interaktion mit anderen auch nicht immer rücksichtsvoll und wertschätzend – und merke das oft in der Situation noch nicht einmal.
Mir ist klar, dass andere Menschen Spontanbesuche nicht so stark als unangenehm empfinden. Sie stellen sich schneller und gelassener darauf ein und haken das anschließend ab.
Aber nachweislich braucht man nach einer Ablenkung etwa 15 Minuten Zeit, um wieder konzentriert in eine Aufgabe einzutauchen. Die Auswirkungen, wenn man mitten am Arbeitstag aus seiner Konzentration gerissen wird, sind also nicht nur subjektiv vorhanden sondern auf viele Situationen und verschiedene Typen von Menschen übertragbar.

Geht das nur mir so?

Und wer trägt eigentlich bunte Socken im Homeoffice?

Dieser Besuch neulich hat den Ausschlag gegeben, das Thema Spontanbesuche im Homeoffice einfach mal sichtbar zu machen. Denn davor hatte ich schon einige ähnliche Erlebnisse, die natürlich nie störend oder geringschätzend gemeint waren, aber die mich immer danach noch beschäftigt haben. Wie kann ich solchen Situationen besser begegnen? Ein ›Termine nur nach Vereinbarung‹ auf der eigenen Website kommt eben einfach nicht überall an und manche fühlen sich davon auch einfach als Sonderfall ausgenommen.
Eine Antwort habe ich übrigens nicht, außer vielleicht in solchen Situationen freundlich und verständnisvoll zu bleiben aber gleichzeitig Grenzen zu setzen und das Gespräch so zu lenken, dass es unter besseren Bedingungen fortgesetzt werden kann. Klingt theoretisch super oder? Für eine gelungene Umsetzung brauche ich wohl noch einige weitere Spontanbesuche als ›Training‹.

Außerdem frage ich mich ehrlich gesagt auch, ob es andere Selbstständige und Kreative gibt, die solche unverhofften Situationen in ihrem Alltag erleben – und sich damit ähnlich unwohl oder überrumpelt fühlen. Und dann frage ich mich insgeheim auch, ob denen das mit den Adiletten und bunten Socken auch passiert?

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